Administratie als je geheugen slechter wordt

Als je geheugen slechter wordt, gaat het je steeds meer moeite kosten om de administratie te doen. Ben jij iemand die altijd een keurige administratie heeft bijgehouden en merk je nu met het ouder worden dat je de grip er op aan het verliezen bent?  Of ben jij, of iemand dichtbij je, ernstig ziek waardoor het tijdelijk niet lukt om het zo goed te doen als je wilt? In deze blog vind je tips en vuistregels om het verwerken van binnenkomende post minder stressvol te maken.

Inhoud:

• De stappen die je met elke brief doorloopt en de effecten van een slechter geheugen
• Een praktijkvoorbeeld
• Vuistregels voor de administratie als je geheugen slechter wordt

Heb jij moeite om je administratie op orde te krijgen? In “Alles wat je moet weten over opruimen” lees  er je meer over.

Alle posts over administratie:

• De zelfgemaakte hel van onbetaalde rekeningen
• Stapel op de eettafel
• Ondergesneeuwde rekeningen in de mail?
• Alles geprobeerd? Niet opgeven!

De stappen die je met elke brief doorloopt en de effecten van een slechter geheugen

Laten we eens kijken naar de stappen die je doorloopt als je een brief krijgt van bijvoorbeeld het pensioenfonds.

Dit zijn de stappen:

1 Je leest de brief.

2 Je denkt na over de inhoud tot je begrijpt waar de brief over gaat.

3 Je beslist wat je met de brief moet doen.

4 Je gooit de brief weg, je ruimt de brief op, je voert een actie uit naar aanleiding van de brief.

Als je geheugen slechter wordt heeft dat invloed op al deze stappen. Elke stap wordt moeilijker. In het verhaal van Mevrouw de Roode verderop lees je hoe dat bij haar ging. Hier nu eerst per stap de gevolgen van een slechter geheugen:

Stap 1 Je leest de brief

Door je slechter wordende geheugen ga je het moeilijker vinden om snel te weten waar een brief over gaat. Je kunt niet meer diagonaal lezen maar moet elke brief van voor tot achter lezen. Soms moet je zelfs aantekeningen maken om aan het eind van de brief nog te weten wat er in stond. Of je moet de brief een paar keer opnieuw lezen.

Stap 2 Je denkt na over de inhoud tot je begrijpt waar de brief over gaat

Je moet er bewust over nadenken waar de brief over gaat. Mogelijk moet je de brief nogmaals lezen. Het is een naar gevoel om een brief in je hand te hebben die je eigenlijk niet goed begrijpt. Daarom ga je het lezen van brieven vermijden.

3 Je beslist wat je met de brief moet doen

Je weet eigenlijk niet zo goed waar de brief over gaat. Is hij belangrijk of niet? Moet je er iets mee doen of niet? Je stelt de beslissing uit, legt de brief terug op de stapel of je bewaart hem maar voor de zekerheid.

4 Je gooit de brief weg, je ruimt de brief op, je voert een actie uit naar aanleiding van de brief

Je gaat meer dingen vergeten die je vroeger wel zou hebben onthouden. Je legt de brief op tafel omdat je iemand moet bellen over deze brief. Na een tijdje zie je de brief weer liggen maar je weet niet meer waar de brief over gaat of waarom je hem op tafel hebt gelegd. Op dat moment heb je geen zin om de brief nogmaals te lezen. De brief gaat terug op de stapel en de actie wordt niet uitgevoerd.

In je administratie zie je terug dat deze dingen moeilijker worden. Net als mevrouw de Roode ga je stapels opbouwen, je gaat teveel bewaren en je merkt dat je steeds vaker vergeet om een actie uit te voeren die je wel had willen doen.

Wil jij je huishouden meer ontspannen, efficiënter en opgeruimder?

Een praktijkvoorbeeld

Mevrouw de Roode belde met de vraag of ik haar kon helpen een stapeltje weg te werken dat altijd op haar tafel lag. “Vroeger ruimde ik het eens in de zoveel tijd op maar nu lukt me dat niet meer.”

Een goed georganiseerde administratie

Meestal als mensen hulp vragen bij de administratie, vind je hoge stapels post die nog verwerkt moet worden. Mevrouw de Roode had echt maar een klein stapeltje.

Meestal als mensen hulp vragen bij de administratie hebben ze geen helder systeem om hun papieren op te bergen.

Mevrouw de Roode had haar administratie wel goed georganiseerd:

• Ze had nette ordners met heldere categorieën.
• Ze wist blindelings de juiste ordner te vinden als ze iets wilde opbergen of terugvinden.
• Er was een goed werkend systeem om rekeningen tussen de overige post uit te filteren en te betalen (“Ik leg rekeningen die ik moet betalen op de trap.”).

Op het eerste gezicht leek het dus of het allemaal prima ging met haar administratie op dat ene taaie stapeltje na. Waarom vroeg ze dan toch om hulp?

Waarom toch hulp nodig?

Ze vroeg om hulp omdat ze merkte dat ze het beoordelen van binnengekomen post uitstelde. Brieven kwamen op een stapeltje terecht om later bekeken te worden. Het uitzoeken van die stapel werd een steeds moeilijker klusje. We hebben allemaal de neiging om dingen die we moeilijk vinden uit te stellen.

Ze merkte dat ze veel meer ging bewaren. Ze begreep niet meer zo goed waar brieven over gingen en dat maakte haar bang om per ongeluk iets belangrijks weg te gooien. Om op safe te spelen, ging mevrouw de Roode steeds meer bewaren. Haar altijd nette ordners puilde ineens uit vanwege alle brieven en facturen die ze onnodig bewaarde.

Ze ging overal brieven en briefjes neerleggen waar ze nog iets mee moest doen en die ze vervolgens vergat. Al die brieven en briefjes kwamen uiteindelijk weer terecht in de stapel onverwerkte post die daardoor nog groter en onoverzichtelijker werd.

Vuistregels voor de administratie als je geheugen slechter wordt

Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om je administratie weer vlotter te laten verlopen. Niet gemakkelijker, je blijft immers kampen met een slechter wordend geheugen, maar wel met minder stress en fouten.

1 Houd wat je hebt

Help jezelf door geen veranderingen in je systeem meer door te voeren. Waarschijnlijk heb je al tientallen jaren je administratie op dezelfde manier opgeborgen. Binnen dit systeem weet je zo goed de weg dat je er niet over na hoeft te denken. Ga je veranderen, dan heb je moeite om je te herinneren wat je veranderd hebt.

• Houdt alles zo veel mogelijk bij het oude, mooier of netter is niet belangrijk.
• Laat ordners staan waar ze altijd gestaan hebben
• Stop papieren die altijd in een groene ordner zaten niet ineens in een rode.

2 Beslis direct wat er met de brief moet gebeuren

Of misschien moet je de brief wel drie keer lezen voor je begrijpt waar hij over gaat. Help jezelf door te zorgen dat je aan elke brief maar één keer aandacht hoeft te geven en beslis direct wat er met de brief moet gebeuren. Weggooien, bewaren, iets invullen of iemand bellen.

Het wordt met de jaren moeilijker om een brief snel te scannen om te weten wat het is. Moeilijker en vermoeiender. Je bent daardoor geneigd om het lezen van en vooral het beslissen over binnenkomende post uit te stellen. Niet doen! Het beoordelen van één brief kan al lastig zijn een stapel van 20 of 30 brieven is zo ontmoedigend dat je er niet meer aan begint. Hou dus zo lang mogelijk de discipline vast om brieven direct te lezen en op te ruimen of weg te gooien.

3 Schrijf acties helemaal uit

Soms moet je iets doen naar aanleiding van een brief die je met de post hebt gekregen. De meterstanden doorgeven bijvoorbeeld, een abonnement opzeggen of de bank bellen.

Het werkt het gemakkelijkste om die actie gelijk na het lezen van de brief te doen.

Leg de brief niet ergens neer als geheugensteuntje! De kans is groot dat je het toch weer vergeet. Als je de brief later weer vindt, zul je hem nog een keer moeten lezen en nog een keer moeten beslissen wat je er mee moet doen.

Wat je wel moet doen is in je agenda of op de kalender heel precieze instructies voor jezelf opschrijven. Je wilt immers voorkomen dat je er weer helemaal over na moet denken.

Als je opschrijft “bank bellen” dan moet je er weer over nadenken voor je dat kunt doen. Als je in je agenda zet: “Bank bellen om te vragen wanneer ik een nieuwe betaalpas krijg” weet je wel wat je moet doen.

Op dezelfde manier schrijf je niet “Telegraaf opzeggen” maar: “Abonnement op de Telegraaf opzeggen via dit telefoonnr. Abonnementsnummer is: …. .”

Met een uitgebreidere instructie aan jezelf voorkom je dat je nog een keer de brief moet lezen en er nog een keer over moet beslissen.

4 Vraag hulp!

Merk je dat het beslissen over binnenkomende post gaat uitstellen, vraag dan op tijd om hulp. Misschien kun je samen met één van je kinderen zo nu en dan eens door je post heenlopen. Je kunt ook hulp inhuren.

Het weer op orde brengen van een administratie die is uitgedijd omdat je te veel bent gaan bewaren, is veel gemakkelijker met hulp.

Lees meer: