De zelfgemaakte hel van onbetaalde rekeningen

Op tafel ligt een stapel stoffige enveloppen. De meeste zijn dicht. Sommige zijn al een half jaar oud. In elke enveloppe zit een rekening. Ik ga haar helpen de rekeningen te betalen. Ze krijgt paniekaanvallen van rekeningen.

Overal in de kamer liggen stapels blauwe enveloppen. Ze heeft de afgelopen twee jaar intensief voor haar zieke broer gezorgd. Naast haar werk en gezin, kon ze er niets meer bijhebben, zeker geen gedoe met de kinderopvangtoeslag (geen link met de toeslagenaffaire). Ik ga haar helpen om overzicht te krijgen. Ze is er aan toe om schoon schip te maken.

In de kamer liggen op meerdere plekken stapels post. Ze heeft geen idee wat er in zit en is heel bang dat er belangrijke dingen in zitten waar ze actie op had moeten ondernemen. Ik ga haar helpen om alles uit te zoeken, acties in gang te zetten en alle papier in haar archief op te bergen. Ze is vergeetachtig aan het worden. Voor de zekerheid vraag ik haar om een afspraak met de huisarts te maken. Het blijkt dat ze alle rekeningen keurig betaald heeft ondanks de diagnose van beginnende dementie die ze helaas krijgt.

Alle posts over administratie:

• Administratie als je geheugen slechter wordt
• Stapel op de eettafel
• Ondergesneeuwde rekeningen in de mail?
• Alles geprobeerd? Niet opgeven!

“Naar die rekeningen kijk ik later wel”

Deze post gaat er over wat je kunt doen als je zoveel stress krijgt van rekeningen dat je ze aan de kant legt en ze probeert te negeren. Doe jij ook net of je rekeningen niet bestaan? Dan heb je al ervaren dat je uiteindelijk alleen maar meer stress van krijgt van die strategie.

Onbetaalde rekeningen kosten ook nog eens heel veel geld. Zo veel geld in feite dat je minder duur uitbent als je hulp inschakelt om al je rekeningen op tijd te betalen.

Inhoud:

• Waarom is mijn administratie uit de hand gelopen?
• Waar komt de stress vandaan?
• De controle terugpakken
• Houd rekening met tegenvallers
• Belachelijk hoge incassokosten
• Jouw stress managen over onbetaalde rekeningen
• Regel hulp!
• Oké, ik moet Hester dus inhuren om te helpen met mijn administratie?

Wil jij je huishouden meer ontspannen, efficiënter en opgeruimder?

Waarom is mijn administratie uit de hand gelopen?

Administraties lopen uit de hand om twee redenen:

1. Je ervaart zoveel stress en angst dat je de post aan de kant legt en er niet naar kijkt.
2. Je vergeet om de administratie op tijd te doen.

Stress en angst kunnen voortkomen uit: gebrek aan overzicht, vergeetachtig worden, nare ervaringen of perfectionisme. Vergeten om je administratie te doen kan worden veroorzaakt door een heel druk leven, door ziekte en depressie of door een aandoening als ADHD. Meer over oorzaken lees je in “Wil niet of kan niet?” en “Alles geprobeerd? Niet opgeven!“.

Waar komt de stress vandaan?

In het geval van de cliënten die ik hier als voorbeeld gebruik is geld niet het probleem, dat hebben ze wel. Het probleem is dat ze zulke nare associaties hebben met het doen van de administratie. Geldt dat ook voor jou? Heb jij de ervaring dat:

• Onbetaalde rekeningen leiden tot vervelende verrassingen die je van te voren niet kunt inschatten?
• Je niet goed kunt overzien of papieren bewaard moeten blijven of niet?
• Het ingewikkeld is om een archiefsysteem op te zetten dat voldoet aan je torenhoge eisen?
• Bellen naar instanties en bedrijven veel tijd en geduld kost waardoor je algauw liever wilt stoppen dan doorgaan?
• Inloggen op websites van instanties eigenlijk nooit soepel gaat?
• Je je zo erg schaamt over je tekortkomingen dat je er gewoon niet meer aan kunt beginnen?

Heb je ja geantwoord op één of meer van deze vragen? Dan krijg jij dus stress van rekeningen.

Om zo weinig mogelijk stress te voelen gooi je de post snel aan de kant en probeer je er niet meer aan te denken. Op korte termijn lijkt negeren een oplossing. Op lange termijn heb je alleen maar meer stress omdat je geen controle over de rekeningen hebt.

We gaan samen aan de slag om de controle terug te pakken.

De controle terugpakken over je onbetaalde rekeningen

Er zijn een aantal stappen te doorlopen om de controle weer terug te pakken. Voor je aan de slag gaat, wil ik je er op wijzen dat je niet alles tegelijk hoeft te doen. Je maakt al goede voortgang als je elke dag een paar enveloppes openmaakt en afhandelt.

Dit zijn de stappen om grip te krijgen op je onbetaalde rekeningen:

1. Verdeel je post over vier stapels:
   • Te betalen rekeningen
   • Overige brieven waar actie op ondernomen moet worden (opzeggen abonnementen, antwoorden op vragen)
   • Op te bergen maar geen actie vereist.
   • Oud papier.
2. Haal alles uit de enveloppen en gooi de enveloppen weg.
3. Orden de rekeningen en de documenten waar je actie op moet ondernemen zo goed mogelijk op afzender en onderwerp. Heb je een rekening, een aanmaning en een incassobrief over dezelfde betaling? Niet ze aan elkaar zodat je alles overzichtelijk bij elkaar hebt. Heb je verschillende rekeningen en brieven van hetzelfde bedrijf of dezelfde instantie? Leg ze op een stapel en handel ze straks in één keer af.
4. Betaal alles wat je nu kunt betalen.
5. Neem contact op met iedereen die je nu niet kunt betalen om afspraken te maken over betalingsregelingen.
6. Zet elke rekening die je nu betaald hebt en die regelmatig terugkomt op automatisch incasso. Soms kun je dit met één telefoontje regelen soms moet je helaas papieren invullen.
7. Schrijf altijd op de rekening wanneer hij betaald is en/of welke afspraken je hebt gemaakt. Je gaat het niet onthouden ook al denk je nu van wel.
8. Start een super eenvoudig archief-systeem. Bijvoorbeeld een doos voor alle betaalde rekeningen en een doos voor alle andere post die later op de juiste plek opgeborgen moet worden.
9. Stel een systeem in waarin je elke week of elke maand alle nieuw binnen gekomen post op de juiste manier verwerkt.
10. Als de bovenstaande stappen goed werken kun je na verloop van tijd gaan nadenken over het opbergen van je administratie. Voorlopig is het genoeg dat je weet waar een bepaald document ongeveer is en dat je post die is afgehandeld niet vermengt met nieuwe.
11. Houd nieuwe post strak gescheiden van al afgehandelde post. Als je alles door elkaar bewaard, heb je geen overzicht en word je helemaal gek. Leg de stapel afgehandelde rekeningen dus niet op tafel naast de stapel post waar je nog naar moet kijken!

Houd rekening met tegenvallers

We zitten samen aan tafel. Onze werkverdeling gaat soepel. Ik maak de enveloppen open en orden de rekeningen. Zij betaalt en belt instanties als dat nodig is. Je zou verwachten dat we lekker snel klaar zijn. Maar natuurlijk is dat niet zo. We lopen tegen een aantal tegenvallers aan:

• Bellen kost verschrikkelijk veel tijd en geduld.
• Inloggen op websites is een crime want welk mailadres en wachtwoord hoorde hier ook al weer bij? Er moet regelmatig een nieuw wachtwoord aangevraagd worden.
• Er is ook nog een storing bij de bank waardoor we een tijdje niet door kunnen gaan.

Als ze alleen aan de gang was geweest, was ze al lang gestopt en had het betalen van de rekeningen nog langer uitgesteld. Nu ik er bij ben, is het gemakkelijker om door te gaan.

Het is belangrijk om je vooraf te realiseren dat er tegenslagen zullen zijn. Het zal meer tijd kosten dan je dacht. Dat hoort er bij. Laat je er niet door ontmoedigen.

Belachelijk hoge incassokosten

Na een paar uur hebben we de hele stapel weggewerkt. Ze heeft bijna € 500 incassokosten betaald op 10 of 12 rekeningen. 500 euro weggegooid geld!

Op de website van de Rijksoverheid wordt uitgelegd welke regels er gelden voor incassokosten. Een schuldeiser mag niet zomaar de kosten verhogen en verhogen en verhogen. Niet dat ze dat soms niet proberen natuurlijk. Controleer daarom altijd even of de regels goed zijn toegepast. Over de eerste € 2500 mag niet meer dan 15% kosten in rekening worden gebracht, dat is dus maximaal € 375. Maar hier zit een addertje onder het gras!

Er mag altijd € 40 incassokosten in rekening worden gebracht. Een onbetaalde rekening van € 10 kan je dus zomaar € 50 kosten.

Bij niet betaalde verkeersboetes is het nog erger. Bij de tweede aanmaning betaal je drie keer de hoogte van de boete. Enveloppen van het CJIB zijn heel herkenbaar. Maak ze altijd open en betaal zo snel mogelijk.

Gelukkig hebben we afgesproken dat we vanaf nu elke maand aan de slag gaan om haar rekeningen te betalen en netjes op te bergen. Ook dat kost geld, ze moet mij uiteraard betalen, maar toch veel minder dan ze nu aan incassokosten kwijt was. Ze vindt het elke euro waard want ze heeft nu veel minder stress.

Jouw stress over onbetaalde rekeningen managen

Heb jij ook stress van rekeningen en blijven ze daarom vaak onbetaald liggen? Dit zijn dingen die je kunt doen:

1. Accepteer dat je het moeilijk vindt om de administratie te doen en rekeningen te betalen. We vinden allemaal wel iets moeilijk en jij hebt hier moeite mee. Gelukkig een probleem waar je gemakkelijk hulp bij kunt regelen. Niets doen door schaamte maakt alles veel erger.
2. Vraag iemand om je te helpen. Het is al genoeg als er iemand aanwezig is die je bij de les kan houden en het ziet als je in de stress schiet. Desnoods betaal je er iemand voor.
3. Plan een vast moment om je rekeningen te betalen. Heb je hulp plan dan een vast moment per maand om alle nieuwe rekeningen te betalen. Doe je het zelfstandig zonder helper? Plan dan een vast moment per week. Op die manier hou je de klus klein en overzichtelijk.
4. Laat zoveel mogelijk rekeningen automatisch incasseren.
5. Zorg dat je zo veel mogelijk rekeningen op papier krijgt toegestuurd en niet in de mail. Rekeningen in de mail raken gauw kwijt.
6. Denk er aan dat je tegenwoordig op drie plekken moet zoeken naar rekeningen: in de papieren post, in de mail en via whatsapp.

Regel hulp!

Als je regelmatig rekeningen onbetaald laat liggen, gooi je geld weg en bezorg je jezelf veel stress. Het is tijd om actie te ondernemen. Als het niet lukt om het zelf te doen, schakel dan hulp in.

Je kunt een vriend(in) of familielid vragen om je te helpen of je kunt iemand inhuren. Zelfs als je iemand betaalt om je te helpen, ben je minder geld kwijt dan als je van aanmaning naar aanmaning leeft.

Voel jij er helemaal niets voor om hulp in te schakelen?

Er zijn drie redenen waarom mensen geen hulp regelen die ze wel nodig hebben. Hoewel het begrijpelijke redenen zijn, slaan ze toch eigenlijk nergens op als je er even goed over nadenkt:

1. Ik vind dat ik het zelf moet kunnen.
   Het is een veel voorkomend misverstand dat hulp vragen iets is voor sufferdjes. Het zijn juist de verstandige mensen die hulp inschakelen voor de dingen die ze niet zelf kunnen. Of probeer jij het technisch onderhoud van je auto helemaal zelf te doen Nee toch? Je weet dat je dat niet kunt en dus breng je de auto naar de garage. Zelf doen is regie voeren.
2. Ik wil niet dat iemand anders weet hoe ik er financieel voor sta.
   Bekenden kunnen een mening hebben over wat jij doet met je geld. Wil je dat niet dan kun je beter een professional inhuren in plaats van hulp te vragen aan die roddeltante van een buurvrouw of je broer die het altijd beter weet Een professional heeft niet zo gauw een oordeel. Mijn eigen ervaring is dat ik het een beetje gênant vond de eerste keer dat ik iemand anders post zat te lezen en te sorteren maar dat ik er vrij snel op afgestompt raakte. Alle administraties lijken op elkaar, alle officiële brieven ook. Je kunt altijd afspreken dat bepaalde brieven (zoals bankafschriften) alleen door jezelf bekeken worden.
3. Het is te duur om iemand in te huren
   Vaak is het voordeliger om iemand in te huren dan om al die incassokosten te betalen. En dan heb ik het nog niet over de stress die je niet hoeft te ervaren als je weet dat je je rekeningen onder controle hebt. Reken eens uit hoeveel je vorig jaar aan incassokosten hebt verspeeld? Zou je daar iemand voor kunnen inhuren en nog geld overhouden?

Oké, ik moet Hester dus inhuren om te helpen met mijn administratie?

Mijn bedoeling met deze post is om je aan te sporen hulp te regelen als je dat nodig hebt, niet om mezelf naar voren te schuiven als de helper. Je hebt iemand nodig die dicht bij je woont en gemakkelijk langs kan komen.

Ik heb eerlijk gezegd nogal een hekel aan het doorploegen van stapels stoffige enveloppen en ik word doodmoe van het me urenlang concentreren op tientallen brieven in onleesbaar Nederlands. Ik doe het wel, hoor. Natuurlijk loop ik er niet voor weg als het nodig is als deel van een grotere opruimklus bijvoorbeeld, of als ik je graag mag.

Als jij deze post tot hier gelezen hebt omdat je echt een probleem hebt met het betalen van je rekeningen, wil ik graag dat je hulp regelt om grip te krijgen op je administratie en financiën. Humanitas heeft vrijwilligers die je kunnen helpen. Wil je professionele hulp google dan op “budgetcoach” met je woonplaats voor een professional bij jou in de buurt.

Doen hoor!

Je zou wel mijn boek kunnen lezen. In “Alles wat je moet weten over opruimen” wordt beschreven hoe je een eenvoudig archiefsysteem kunt opzetten dat werkbaar is voor mensen die hun administratie uitstellen om allerlei redenen.

Wil jij je huishouden meer ontspannen, efficiënter en opgeruimder?

Lees meer:

Wie is de baas over de taakverdeling?

Wie is de baas in huis? Ruzies over de taakverdeling vanuit een machtsstrijd zijn op te lossen.

Zit moeite met opruimen in de familie?

...

Kan opruimen ontspannend zijn?

...

Als je partner met opzet fouten maakt

...

Het is niet jouw schuld als je te veel kritiek krijgt!

...

Schreeuw niet tegen je partner ook niet als je kwaad bent

...