Rekeningen ondergesneeuwd in de mail? Zo vergeet je nooit meer te betalen

door Hester · Gepubliceerd 02 02 2021 · Bijgewerkt 09 09 2021

Krijg jij ook steeds meer facturen via de mail? Ik wel en ik heb er een gloeiende hekel aan. Die mail verdwijnt binnen de kortste keren uit mijn blikveld. Daarom roep ik overal: Als je betaald wilt worden moet je een papieren factuur sturen!

Eigenlijk wel grappig dat ik er zo’n hekel aan heb want één keer per week maak ik de facturen voor mijn cliënten en hoe verstuur ik die? Juist, via de mail! Tegenwoordig zelfs vaak met een betaalverzoek via whatsapp. Nog gemakkelijker.

Tijd om me er bij neer te leggen dat facturen tegenwoordig via de mail worden gestuurd. Maar hoe kun je zonder stress facturen kan verzamelen zonder alle mailboxen te hoeven doorspitten?

Alle post over efficiënt huishouden

Een prettige en overzichtelijke procedure

Papieren facturen leg ik op een stapeltje in de kast en één keer per week betaal ik ze allemaal achter elkaar. Ik hoef nooit bang te zijn dat een factuur kwijt raakt. Na betaling gaat de factuur in de juiste map of in het oud papier. Een prettige en overzichtelijke procedure die er voor zorgt dat ik grip hou. Doe jij het ook zo?

Zo’n zelfde procedure is nodig voor facturen in de mail. Je wilt zekerheid dat je geen facturen kwijt raakt en vergeet te betalen.

Zo raak je facturen via de mail niet meer kwijt

Er zijn twee strategiën die je kunt volgen om meer grip te krijgen op je electronische facturen:

1 Mappen voor rekeningen in elke inbox

In elke mailbox kun je een map maken genaamd “facturen”. Elke factuur die binnenkomt verplaats je naar die map. Als je gmail gebruikt kun je geen mappen maken maar wel labels aan de mail geven waar je vervolgens op kunt zoeken. Eén keer per week kijk je in de map en betaal je je facturen. Betaalde rekeningen verplaats je naar een andere map, je print ze of delete ze.

Voor mijn bedrijf gebruik ik deze methode.

Het nadeel van deze methode vind ik dat je er aan moet denken de mail te verplaatsen of te labelen als je hem voor de eerste keer ziet. Vergeet je dat dan verdwijnt hij alsnog in de brij van postvak in.

Een tweede nadeel vind ik dat je in iedere mailbox zo’n map moet hebben. Voor het bedrijf is dat niet zo lastig want mijn coachingsspraktijk is maar klein. Maar privé hebben we samen behoorlijk wat mailboxen voor verschillende doelen.

2 Een apart mailadres speciaal voor rekeningen

Ik heb een apart e-mailadres aangemaakt voor alle privé rekeningen. Dat adres heb ik vervolgens verspreid naar Famed, het energiebedrijf, de internet en televisieleverancier, de zorgverzekering enz. Mijn gezinsleden geven ook dit adres door aan instanties die rekeningen versturen via de mail.

Elke week kijk ik even in die mailbox en betaal de facturen. Komt er in een andere mailbox toch nog een factuur binnen dan stuur ik die door naar de speciale inbox voor rekeningen.

Het grote voordeel van deze methode vind ik dat alle onbetaalde facturen bij elkaar staan. Ik hoef niet te zoeken en nergens aan te denken.

Nadeel is natuurlijk dat je nog een mailbox hebt met weer een gebruikersnaam en wachtwoord. Wel een sterk wachtwoord kiezen, hè!

Meer informatie over het betalen van papieren rekeningen als je daar heel veel stress van krijgt, vind je in de post “De zelfgemaakte hel van onbetaalde rekeningen“.

Wil jij je huishouden meer ontspannen, efficiënter en opgeruimder?

Kun jij wel wat inspiratie en tips gebruiken? Schrijf je dan in voor de Tips voor een prettig huishouden. Elke week een praktische tip in je mailbox.

Rekeningen ondergesneeuwd in de mail? Zo vergeet je nooit meer te betalen

7 slimme routines om je huis netjes te houden