Van to do lijst naar doen

Deze post maakt deel uit van een serie over ontspannen huishouden en doen wat je je hebt voorgenomen.

Een goede to do lijst:

• Is kort (er staat niet meer op dan je in één of twee weken redelijkerwijs kunt doen)
• Werkt in combinatie met je agenda.

Je hoofdregel is: alles moet zo snel mogelijk van je to-do lijst af.

Dit is geen to do lijst

Vaak zie je een vergaarbak. Een lijst van honderden dingen, sommige doorgestreept.
Het is niet duidelijk:

• Wat prioriteit heeft.
• Hoeveel tijd voor iedere actie nodig is.
• Wanneer acties gedaan moeten zijn.
• Wat iedere actie precies inhoudt.

Het is niet genoeg om een hele lange lijst van dingen te maken die je ooit een keer wilt doen. Daar worden de zaken helemaal niet helderder van. Als medicatie halen bij de apotheek verstopt staat tussen de zolder opruimen en het tuinpad onkruidvrij maken, heb je goed kans dat je vergeet die medicatie te halen.

Hoe moet het dan wel?

Schrijf alles op een lijst

Zorg dat je één plaats hebt waar je alles opschrijft wat je te binnen schiet door de dagen heen. Je krijgt een lange lijst met dingen die je moet doen of wilt doen. Dit is geen to-do lijst! Het is gewoon een verzameling acties die je niet wilt vergeten.

Mijn eerste actie elke maandagochtend is een lijst maken van alle dingen die ik die week moet doen . De lijst rangschik ik zoveel mogelijk op thema:  Werk, vrijwilligerswerk, gezin, huishouden en administratie, ontwikkeling.

Verplaats de lijst naar je agenda

Een keer per week, bijvoorbeeld op zondagmiddag of maandagochtend verplaats je je lijst naar je agenda. Ik doe het op maandagochtend. Deze actie staat vast in mijn agenda dus ik krijg vanzelf een seintje om er mee aan de gang te gaan.

Zet alle acties in toepasselijke categorieën: bijvoorbeeld: huishouden, regelwerk, kinderen, werk, vrijwilligerswerk.

Pak nu je agenda erbij en bedenk wat je de belangrijkste dingen vindt om te doen deze week. Die acties plan je als eerste in.

Zet alle acties van je lijst in je agenda. Allemaal. Past het niet in één week? Denk dan nog eens goed na over hoe belangrijk alles is. Wat je deze week niet kunt inplannen, plan je volgende week vast in. Als je klaar bent met inplannen, gooi je de lijst weg. Die is niet meer nodig want alles staat in je agenda.

Schijf in je agenda precies wat je moet doen. Dus geen vaag woord als “rekening tandarts” maar “Famed bellen over de rekening van de tandarts die volgens hen niet betaald is maar die ik op 3 maart betaald heb. Telefoonnr: 12345, Rekening in map gezondheid.”

Je zult merken dat zo’n precieze omschrijving het gemakkelijker maakt om de actie uit te voeren.

Precies inplannen betekent ook dat je nadenkt over wanneer je met de actie start en hoe lang je er mee bezig zult zijn.

Acties gaan dus van je lijst naar je agenda:

• allemaal
• precieze omschrijving
• wanneer
• hoeveel tijd

Sommige dingen komen elke dag of elke week terug. Die dingen zet je herhalend in je agenda.

In mijn agenda staat elke maandag om 9 uur: week plannen. De hond(en) worden elke dag tussen de middag uitgelaten dus dat staat er ook al standaard in. Alle sport etc staat ook al ingepland.

Als je zoals ik, moet nadenken over de balans tussen verschillende activiteiten (ik zou een hele week kunnen vullen met vrijwilligerswerk) kun je verschillende thema’s een eigen kleurtje geven. Als je de week hebt ingepland zie je direct of er genoeg balans is.

Zorg dat je in je agenda kijkt

Het liefste gebruik je de agenda in je telefoon. Bij elke nieuwe activiteit geeft je agenda automatisch een seintje dat je over tien minuten iets moet doen. Ik gebruik de gmail-agenda die is gemakkelijk te synchroniseren op alle apparaten. Je kunt je agenda ook met andere delen.

Gebruik je een papieren agenda? Wen jezelf aan je agenda ’s avonds open op het aanrecht te leggen en kijk er ’s morgens bewust in. Wat moet je doen die dag?

Onverwachte dingen en zo

Soms verloopt de week anders dan je dacht. In plaats van een coachingssessie te doen en een blog te schrijven, zit ik de hele middag op de SEH met een kind dat gevallen is. Dat kan. Je weet dan dat je de acties van die middag niet hebt uitgevoerd en je zet ze bewust door naar een later moment. Natuurlijk gebeuren er onverwachte dingen. Als je dit systeem hanteert weet je altijd wat de gevolgen zijn van veranderingen en hou je grip op je tijd.

Valkuilen

Het is eigenlijk best simpel om goede controle te hebben over je acties en afspraken in een week en daarmee over je tijd. Toch gaat het best vaak moeizaam. Het gaat vaak mis op één van de volgende punten:

1. Je gebruikt niet één opschrijfboekje maar wel 10 waardoor je volstrekt het overzicht kwijt bent wat waar staat
2. Je schrijft acties niet zo in je agenda dat precies duidelijk is wat je moet doen. Je weet daardoor niet precies wat je moet doen, hebt geen zin om het uit te zoeken en laat het maar
3. Je kijkt niet in je agenda.
4. Je hebt geen zin om na te denken over je week want je bent niet zo’n soort van persoon.

Herken jij jezelf in die laatste? Je zou wel graag meer grip op je tijd hebben maar je hebt echt geen zin om er moeite voor te doen? Ik kan dan wel zeggen dat het na een tijdje routine wordt en dus bijna geen moeite meer kost maar dat lost je weerstand niet op. Laat me je uitnodigen eens na te denken over waar die weerstand vandaan komt? Lees verder in “Manage jezelf en je tijd” of maak een afspraak.

Doelen

Je weet nu hoe je grip op je tijd houdt op de korte termijn. Wil je iets nieuws leren of een grote klus aanpakken? Dan ben je vaak veel langer bezig dan een week of twee. Met alleen een to do lijst en je agenda kom je er niet. De post over “Doelen stellen” laat je zien hoe je je jezelf kunt helpen om op de langere termijn dingen voor elkaar te krijgen.

Wil je meer lezen over ontspannen huishouden? Kijk dan eens bij “Manage jezelf en je tijd” of klik door naar de homepage.

Wil jij je huishouden meer ontspannen, efficiënter en opgeruimder?

Deel deze tips met vrienden

PS: Vind je dit artikel interessant en denk je dat je vriend(in) hier ook wat aan heeft?
Deel het dan op Facebook, Twitter of LinkedIn met de knoppen bovenin.

Heel erg bedankt!

Verder lezen